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A solicitação de cópia do processo administrativo que assenta a execução contratual no âmbito de uma contratação pública tem o condão de obter a cópia do processo administrativo, seja integral ou parcial, que assenta a execução do objeto contratado.
A solicitação de cópia do processo administrativo pode estar relacionada a diversas circunstâncias, in casu, na interposição de um recurso administrativo decorrente de um indeferimento de pedido de recomposição de preços, repactuação de preços, reajustamento de preços, aplicação de sanção ou extinção antecipada do ajuste.
Na protocolização da solicitação de cópia do processo administrativo que assenta a execução contratual para fins de interposição de recurso administrativo, observe se o referido pedido está de acordo com os regulamentos vigentes e regras do edital, como endereçamento, prazos, métodos de disponibilização, prazo de disponibilização etc.
Ademais, certifique-se de que todos os dados e informações relacionados ao contrato administrativo estão corretos e completos, haja vista a possibilidade de demora na disponibilização dos autos estar relacionada à falta de alguma informação necessária.
Apresentar a solicitação dentro do prazo estabelecido pelo órgão responsável pela licitação, confirmando o recebimento do comunicado, caso foi encaminhado de forma eletrônica, registrando o nome da pessoa e horário da confirmação.
Acompanhar o processo de resposta da solicitação, fazendo contato recorrentemente com o órgão ou entidade, de modo a garantir que o processo seja disponibilizado dentro do prazo estabelecido.
Ao ter o processo administrativo disponibilizado, verifique se encontra-se completo, devendo ser constatado se todas as páginas do expediente lá estão disponibilizadas, de forma compreensível e inteligível, além de confirmar se todos os diálogos, ofícios e comunicações travadas durante a execução do contrato encontram-se também lá encartados.
Sob pena de cerceamento de defesa, entende-se que os prazos para interposição de recursos administrativos somente se iniciam após o efetivo acesso dos autos ao interessado e não da sua disponibilização ao particular, uma vez que estar disponível não equivale a ser efetivamente acessado.
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